Directie assistent

Als directie assistent ondersteun jij de directie bij dagelijkse werkzaamheden. Denk hierbij aan het beheren van agenda's en afspraken en het voorbereiden van vergaderingen. Tijdens afwezigheid van de directie neem jij waar en fungeer je als aanspreekpunt. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het office management, zorg je ervoor dat bezoek wordt opgevangen, het kantoor netjes blijft en organiseer je bijeenkomsten en hotelovernachtingen.

Jouw werkzaamheden bestaan uit:

Assisteren van de directie in dagelijkse werkzaamheden:

• Beheren van de agenda’s en afspraken van de directie;
• Mailbeheer van de directie;
• Voorbereiden en coördineren van vergaderingen, inclusief het verzamelen van relevante documentatie en het notuleren tijdens vergadering;
• Opstellen van zakelijke correspondentie, rapporten en presentaties.

Vertegenwoordigen van de directie:

• Het bijhouden van acties van de directieleden;
• Verzorgen en versturen van cadeautjes, bloemen, kaarten en berichten naar collega’s en/of relaties;
• Ondersteunen van de directie in bedrijfsoverstijgende aangelegenheden, bijvoorbeeld vanuit de rol als bestuurder of aandeelhouder;
• Afhandelen van facturen, Selfbilling en uren van de directie;
• Ondersteunen bij administratieve taken, waaronder het verwerken van post en het bestellen van de kantoorbenodigdheden.

Office management werkzaamheden:

• Het aannemen van de telefoon;
• Mailbeheer van de algemene mailboxen;
• Ontvangen van afspraken van collega’s en voorzien in een comfortabel verblijf;
• Zorgdragen voor een nette uitstraling van het kantoor;
• Ondersteunen bij (personele) bijeenkomsten en interne evenementen;
• Fungeren als aanspreekpunt voor en naar collega’s.