Privacystatement - intern personeel

Abiant en persoonsgegevens
Persoonsgegevens worden met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. Abiant respecteert de privacy van eenieder die haar persoonsgegevens verstrekt en van alle gebruikers van haar site en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die jij ons verschaft wordt behandeld volgens de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Om onze website en de daaraan verbonden diensten aan gebruikers beschikbaar te kunnen stellen, dienen Abiant en de daaronder vallende bedrijfsonderdelen (verder te noemen Abiant) in een aantal gevallen persoonsgegevens te verwerken.

Als jij ervoor kiest om ons vrijwillig persoonsgegevens te verschaffen, zullen wij deze gegevens gebruiken in overeenstemming met ons privacystatement. Hetzelfde geldt als jij persoonsgegevens op de website achterlaat.

Wie zijn we?
De volgende werkmaatschappijen zijn gebruikers van deze privacystatement. Zij zijn de verantwoordelijken in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming zoals die per 25 mei 2018 geldt.

Abiant 
Kieler Bocht 64
9723 JB Groningen

Hoe komen wij aan jouw persoonsgegevens?
Wij verzamelen jouw gegevens vanaf het moment dat jij jouw gegevens invult of achterlaat op onze website, jij je inschrijft op één van onze vestigingen of je op een andere wijze aanmeldt of wordt aangemeld om gebruik te maken van onze dienstverlening.

Waarom verzamelen wij jouw persoonsgegevens?
Wij verzamelen en verwerken jouw gegevens voor de uitvoering van onze dienstverlening, waaronder bemiddeling, uitzenden, detachering, payroll, werving en selectie, persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid, salarisadministratie en personeelsmanagement.

Persoonsgegevens die Abiant van haar flexwerkers, kandidaten, sollicitanten, zelfstandigen zonder personeel en (directe of ingehuurde) werknemers ontvangt, gebruiken wij voor o.a. de volgende doeleinden:

1. om de geldende wet- en regelgeving na te kunnen komen.
2. om jouw identiteit aan de hand van jouw ID-bewijs te controleren en deze controle ook vast te leggen.
3. voor het aanvragen van een tewerkstellingsvergunning indien nodig of voor het aanvragen van een A1-verklaring voor het geval iemand in het buitenland gaat werken).
4. om met jou een werknemers-/werkgeversrelatie of een personeels-/arbeidsbemiddelingsrelatie aan te gaan en te onderhouden en hiervoor een personeels-, financiële-, uren-, verzuim- en/of salarisadministratie te voeren, dan wel om een relatie gericht op het verwerven/ uitvoeren van opdrachten aan te gaan en te onderhouden en hiervoor een financiële administratie te voeren;
5. om jouw geschiktheid voor een bepaalde functie of opdracht te beoordelen, jouw beschikbaarheid vast te leggen en jou in contact te brengen met of voor te stellen aan één of meerdere (potentiële) opdrachtgevers en/of relaties;
6. om jou te bemiddelen naar werk, opleidingen of opleidingsmogelijkheden, carrière- en/of loopbaanadviezen en/of overige (werkgerelateerde) diensten aan te bieden, je in te zetten bij opdrachtgevers, werkzaamheden bij opdrachtgevers te laten verrichten, dan wel om opdrachten voor jou te regelen;
7. om met jou, onze opdrachtgever(s) en/of relatie(s) overeenkomsten te kunnen sluiten en deze uit te kunnen voeren en na te kunnen komen;
8. om te beoordelen of jij voor een (premie)korting en/of subsidie in aanmerking komt of onder een (premie)korting- of subsidieregeling valt;
9. om onze re-integratieverplichtingen na te komen en te voldoen aan het vanuit de overheid opgelegde doel om personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen;
10. om over te kunnen gaan tot loondoorbetaling tijdens arbeidsongeschiktheid. Deze loondoorbetaling kan geschieden door Abiant, maar ook door een door Abiant ingeschakelde derde partij.
11. om jouw persoonlijke ontwikkeling te bevorderen en te stimuleren, jou deel te (kunnen) laten nemen aan (online) testen en testresultaten te kunnen genereren;
12. om jou te informeren over onze dienstverlening, overige activiteiten en/of vakinhoudelijke informatie (bijvoorbeeld via e-mail, nieuwsbrieven, bedrijfsmagazines en vakliteratuur) en om jou namens Abiant aanbiedingen te kunnen doen;
13. voor managementdoeleinden en het genereren van managementinformatie en -rapportages, het uitvoeren van marktanalyses, (interne en externe) controles, audits en accountantscontroles en het bevorderen en handhaven van de bedrijfsveiligheid;
14. om jou toegang te kunnen verlenen tot en gebruik te kunnen laten maken van onze besloten webportals, HelloFlex en ons intranet;
    
    

Wat zijn de rechtsgronden voor het verwerken van jouw persoonsgegevens?

Gelet op artikel 6 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming zijn er de volgende rechtvaardigingsgronden voor de verwerking van jouw persoonsgegevens:

• de verwerkingen zijn noodzakelijk voor de uitvoering van of vloeien voort uit jouw arbeidsovereenkomst/overeenkomst van opdracht metAbiant;
• de verwerkingen zijn noodzakelijk om de dienstverlening van Abiant uit te voeren of vloeien daar direct uit voort;
• de verwerkingen zijn noodzakelijk voor Abiant om aan haar wettelijke verplichtingen te voldoen;
• door jou in te schrijven bij Abiant heb jij kenbaar gemaakt beschikbaar te zijn voor het verrichten van werkzaamheden. Daarmee heb jij ook toestemming gegeven bepaalde gegevens te verwerken in dat kader.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij van jou?
We verwerken de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening; een deel van deze gegevens is verplicht om gebruik te kunnen maken van onze dienstverlening. Aanvullende gegevens kunnen wenselijk zijn om de dienstverlening beter te kunnen afstemmen op jouw wensen en kwaliteiten of om te voldoen aan meer specifieke vragen of verplichtingen vanuit opdrachtgevers. Jij bent zelf verantwoordelijk voor juistheid en relevantie van de gegevens die jij verstrekt.

Meer specifiek gaat het om - onder andere - de volgende (documenten met) persoonsgegevens:

Op het moment dat jij onze website opent:

• Via onze websites proberen we de behoeften van onze gebruikers beter te begrijpen en om deze service en ervaring te optimaliseren. Daarvoor gebruikt Abiant cookies en andere technologieën om gegevens te verzamelen over bijvoorbeeld het gedrag van onze gebruikers en hun apparaten (met name het IP-adres van het apparaat (alleen vastgelegd en opgeslagen in geanonimiseerde vorm), schermgrootte apparaat, apparaattype (unieke apparaat-ID's), browserinformatie, geografische locatie (alleen land), voorkeurstaal gebruikt om onze website weer te geven). Deze informatie wordt opgeslagen in een geanonimiseerd gebruikersprofiel. Deze informatie zal nooit gebruikt worden om individuele gebruikers te identificeren of om deze te koppelen aan verdere gegevens van een individuele gebruiker.
  Zodra je gegevens aan ons verstrekt, door het invullen van een formulier, doen van een sollicitatie of inschrijving waarbij je een account aanmaakt, verwerken wij die gegevens die je aan ons verstrekt. Wij vragen jou om ons enkel informatie te verstrekken die juist en relevant is.

Bij inschrijving:

• naam, adres, woonplaatsgegevens, e-mailadres en andere contactgegevens
• geboortegegevens, leeftijd, geslacht
• curriculum vitae (cv), informatie over opleiding, stages en werkervaring
• gegevens over trainingen en opleidingen en/of testen die jij zelf of via ons hebt gevolgd of gedaan
• gegevens over beschikbaarheid en verlof
• andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften
• pasfoto en video (introductie) - op vrijwillige basis
• soms het BSN/ID-bewijs. Als we jou niet te werk kunnen stellen, zullen deze na 4 weken vernietigd worden.

Op het moment dat jij voor Abiant kunt gaan werken/werkt/heeft gewerkt:

• nationaliteit, BSN, ID-bewijs, werkvergunning
• overige gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris- en verzuimregistratie zoals bankrekeningnummers en loongegevens
• daarnaast verwerken wij soms ten behoeve van onze opdrachtgevers gegevens in het kader van een pre-employment screening, bijvoorbeeld het inwinnen van referenties

Wij verwerken uitsluitend bijzondere persoonsgegevens voor zover jij hier expliciet toestemming voor geeft, dan wel daartoe een (andere) wettelijke grondslag bestaat. Bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens over iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, evenals gegevens betreffende het lidmaatschap van een vakvereniging. Daarnaast vallen hier strafrechtelijke gegevens onder en gegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag in verband met een opgelegd verbod naar aanleiding van dit gedrag.

De bijzondere gegevens die wij verwerken betreffen veelal gegevens die zijn af te leiden uit jouw identiteitsbewijs waarvan wij op grond van de wet een kopie moeten maken als jij voor ons gaat werken of een CV waarop een (pas)foto geplaatst is.

Daarnaast kunnen wij bijzondere persoonsgegevens verwerken met betrekking tot jouw gezondheid, uitkeringssituatie of achtergrond. Wij doen dit om gebruik te kunnen maken van (premie)kortingen en/of subsidies, onze re-integratieverplichtingen na te komen en ter uitvoering van het overheidsdoel om personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen, hetgeen in diverse (toekomstige) wet- en regelgeving is terug te vinden. Personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt zijn onder meer mensen die gedurende langere tijd werkloos zijn, 50 jaar of ouder zijn en/of zonder re-integratieondersteuning niet of moeilijk aan werk komen.

Aan wie geven wij jouw persoonsgegevens door?
Abiant kan jouw persoonsgegevens doorgeven aan haar (potentiële) opdrachtgevers en relaties, leveranciers (bijvoorbeeld opleidingsinstanties), auditinstanties, overheidsinstellingen (UWV, Belastingdienst, Sociale Verzekeringsbank), pensioenfondsen, onderaannemers en aan bedrijven en/of personen die zij heeft ingeschakeld voor het uitvoeren van bepaalde taken (waaronder bewerkers, zoals bijvoorbeeld Acture die namens Abiant jou begeleidt tijdens ziekte en ook namens Abiant over kan gaan tot het uitbetalen van een uitkering tijdens ziekte). Tevens kans zij jouw gegevens doorgeven aan instanties die ons helpen jouw identiteit vast te stellen. Daarnaast kan Abiant jouw gegevens verstrekken aan derden indien zij daartoe op grond van de geldende wet- en/of regelgeving, een gerechtelijk bevel of een rechtelijk vonnis is gerechtigd of wordt verplicht, dan wel daartoe toestemming van jou voor heeft gekregen. Verder kan Abiant jouw profiel of curriculum vitae, nadat jij daarvoor toestemming heeft gegeven, al dan niet geanonimiseerd binnen een besloten gedeelte op haar website(s) en klantenportals plaatsen en/of openbaar maken, eventueel aangevuld met de testresultaten van door jou (online) uitgevoerde testen. Abiant kan jouw persoonsgegevens ook doorgeven aan andere onderdelen van Abiant.

Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?
De bewaartermijnen die wij hanteren, zijn afhankelijk van de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen.

- Indien jou nog niet voor Abiant heeft gewerkt
Jouw bemiddelingsgegevens (CV, werkervaring, opleiding, testresultaten e.d.) zijn beschikbaar tot twee jaar na het laatste contact indien jou niet voor Abiant heeft gewerkt. Jij krijgt zowel een jaar na het laatste contact als twee jaar na het laatste contact een bericht van ons dat jij bij ons staat ingeschreven.

Indien jij niet meer bemiddeld wilt worden, kun je een mail sturen naar marketing@abiant.nl. Jij wordt niet meer benaderd en bemiddeld door Abiant. Jouw gegevens zullen dan worden vernietigd.

- Indien jij voor Abiant werkt/heeft gewerkt
Jouw persoonsgegevens zijn beschikbaar tot twee jaar na einde dienstverband.

Bepaalde persoonsgegevens zijn ten behoeve van bijvoorbeeld claims, audits en fiscale verplichtingen langer beschikbaar voor Abiant. Abiant bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan, wettelijk verplicht is en/of noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de gegevens worden verwerkt. Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard is daarom afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. Abiant kiest binnen deze kaders altijd voor de kortste bewaartermijn.

Persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven buiten Nederland. Abiant heeft de nodige maatregelen getroffen om te verzekeren dat alle doorgegeven persoonsgegevens adequaat worden beschermd.

Wat zijn jouw rechten ten aanzien van jouw persoonsgegevens?
Jij hebt het recht Abiant te verzoeken inzage te geven in de persoonsgegevens die Abiant van jou verwerkt. Ook kun jij om aanpassing of verwijdering van jouw persoonsgegevens uit het Abiant systeem vragen of verzoeken het verwerken van jouw persoonsgegevens te beperken.

Daarnaast heb jij het recht tegen de verwerking van jouw gegevens bezwaar te maken en heb jij het recht om jouw gegevens te laten overdragen door Abiant. Als jij van deze rechten gebruik wenst te maken, kun jij een mail sturen naar marketing@abiant.nl. Je dient dan zoveel mogelijk te specificeren om welke persoonsgegevens het gaat. Abiant streeft ernaar om binnen 4 weken op jouw verzoek te reageren. Als wij niet aan jouw verzoek kunnen voldoen krijg je een bericht waarom wij hieraan niet kunnen voldoen. Ook kunnen wij jou om nadere informatie vragen voordat wij definitief een beslissing nemen op jouw verzoek.

Jij kunt altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, zie hiervoor de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Vragen
Heb je vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van jouw persoonsgegevens door Abiant, dan kun je contact opnemen met de vestiging die jou heeft bemiddeld of jij kunt een email sturen naar marketing@abiant.nl.

Datalek
Is er sprake van een (vermoeden van een) datalek, dan verzoeken wij jou dit direct te melden aan jouw contactpersoon bij Abiant of via marketing@abiant.nl.

Wijzigingen
Abiant kan van tijd tot tijd om uiteenlopende redenen veranderingen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in haar privacystatement. Het meest actuele privacystatement is te allen tijde in te zien op de website van Abiant. Deze versie is opgesteld in december 2019.